Stap 4: Houd een casusoverleg (Vams)

De versterking aanpak meervoudige problematiek (Vams) bestaat uit 5 stappen. Stap 4 is het houden van een casusoverleg. Stap 4 is een bijzondere stap; waar stappen 1 tot en met 3 elkaar volgen, kan een casusoverleg op meerdere momenten in de aanpak plaatsvinden. Op deze pagina vind je meer informatie over hoe het casusoverleg goed kunt inrichten.

Het casusoverleg 

Een casusoverleg is een overleg tussen noodzakelijke partijen voor een oplossing voor de inwoner. Elk casusoverleg heeft:

• een doel dat partijen met het casusoverleg willen bereiken;
• criteria op grond waarvan een casusoverleg is ingezet;
• afspraken over afstemming, coördinatie, monitoring en interventies.

Partijen in het casusoverleg

Het doel van het casusoverleg bepaalt ook wie erbij aanwezig zijn. De volgende partijen zijn in elk geval aanwezig:

• de inwoner, groep of het gezin met de geherformuleerde hulpvraag;
• de professionals of hulpverleners die noodzakelijk zijn om het doel van het overleg te bereiken/bij te dragen aan het doel van het overleg;
• de coördinator.

Het is belangrijk om scherp te hebben vanuit welke rol de deelnemers deelnemen. De betrokkenheid verschilt in de rol van hulpverlening, inhoudelijk expert of adviseur. Dat moet ook blijken uit hun rol tijdens het overleg. 

Betrek de inwoner bij het casusoverleg

Er wordt nooit over de inwoner gesproken; er wordt altijd mét de inwoner gesproken. Hierdoor ontstaat openheid en vertrouwen. Ook geeft het de inwoner de gelegenheid om zelf invloed uit te oefenen op de aanpak. De inwoner is immers de eigenaar van het casusoverleg, niet de hulpverleners. Als de inwoner er zelf niet bij kan zijn, kan in plaats daarvan een vertegenwoordiger aansluiten. Denk daarbij aan een voogd, mantelzorger of bewindvoerder.

Informeer de inwoner altijd over het volgende:

• dat er een casusoverleg is;
• het doel van het overleg, de inhoud en welke partijen erbij zijn betrokken;
• welke informatie is gedeeld tijdens het overleg;
• welke uitkomsten er zijn;
• welke afspraken zijn gemaakt.

Zet praktische afspraken in een convenant

Een convenant is niet altijd noodzakelijk, maar kan helpen om het casusoverleg passend in te richten. Een casusoverleg vereist namelijk dat zorgvuldig met de inwoner, belangen en persoonsgegevens wordt omgegaan. Dat vraagt om duidelijke afspraken. Een convenant kan daarbij vooral als hulpmiddel dienen om die afspraken vast te leggen.

De afsprakenset, of deze nu wel of niet is vastgelegd in een convenant, kent vaak een generiek deel en een inhoudelijk deel. Het generieke deel bevat afspraken over de samenwerking. Het inhoudelijke deel bevat afspraken over het doel en de kaders van de samenwerking. Het is belangrijk dat er binnen de afspraken op inhoud ruimte overblijft voor maatwerk.

Let op: Wanneer de politie bij de casus is betrokken en informatie uitwisselt is een convenant verplicht. 

Omgaan met gegevens

Er zijn een aantal regels om goed om te gaan met gegevens in een casusoverleg:

• Er is sprake van een strikte doelbinding bij de verschillende fasen van het behandelen van casussen.
• Als het doel wijzigt, wordt eerst opnieuw beoordeeld of de eerder verwerkte gegevens ook daarvoor noodzakelijk zijn en mogen worden gebruikt.
• Verwerk alleen de gegevens die relevant zijn voor het afgesproken doel.
• Elke deelnemer houdt zeggenschap over de gegevens die diegene inbrengt tijdens het overleg.
• Het overleg is vertrouwelijk: niemand neemt zonder toestemming informatie uit het overleg mee naar buiten.
• Spreek aan het einde van het overleg af wie welke informatie nodig heeft om de aanpak uit te kunnen voeren.
• Spreek af wie de inwoner informeert en welke informatie kan worden gedeeld.
• Informatie mag alleen worden gebruikt met toestemming van degene die de informatie heeft ingebracht.

Kijk terug naar webinar 4 Casusoverleg (YouTube)